Kernpunten:
- Probleemstelling
- Opdrachtformulering
- Scope, definitie en doelstellingen
- Rollen definiëren en selecteren op competenties
- Harde randvoorwaarden op orde
- Interne waarborging
- Stakeholders beschrijven
- Tijdslijn opstellen
- Risico’s en evaluatie
In deze fase ga je het idee van een kennisnetwerk omzetten naar concrete plannen en acties. Het maken van een plan van aanpak is belangrijk voor eigenlijk alle projecten en zo ook voor het opzetten van een kennisnetwerk. Hieronder worden verschillende punten benoemd en toegelicht die in elk plan van aanpak voor een kennisnetwerk belangrijk zijn.
Probleemstelling
Begin in je plan van aanpak met de vraag: waarom is er een kennisnetwerk voor deze opgave nodig? Door te starten bij de probleemstelling kun je meteen de noodzaak en de waarde van het kennisnetwerk duidelijk krijgen. Dit helpt niet alleen om voor jezelf, maar zo kun je later ook andere actoren overtuigen, zowel intern als extern. Baken de probleemstelling verder af door te kijken naar de scope, definitie en doelstellingen.
Scope, definitie en doelstellingen
Het is belangrijk om in een plan van aanpak duidelijk te formuleren wat de scope van het kennisnetwerk zal zijn. Zoals eerder uitgelegd kunnen kennisnetwerken toegepast worden voor verschillende doelgroepen en op verschillende soorten opgaven. Het is daarom belangrijk om vanaf het begin een duidelijk gezamenlijk beeld te hebben bij wat je in jouw specifieke context met een kennisnetwerk bedoelt. Definieer in een plan van aanpak welke partijen er mogelijk kunnen deelnemen aan het kennisnetwerk. Formuleer daarna op welk deel van de opgave het kennisnetwerk zich zal focussen. Als je dit gedaan hebt kun je vervolgens nadenken over de doelstellingen die je binnen deze scope wilt bereiken. Schrijf deze op zodat voor iedereen duidelijk is waarvoor ze zich inspannen. Door in het plan van aanpak duidelijk te zijn over de scope, definitie en doelstellingen kun je zowel jouw eigen verwachtingen als die van andere goed managen.
Rollen definiëren en selecteren op competenties
In de oriënterende fase werd beschreven dat het handig kan zijn om een kernteam te vormen dat het kennisnetwerk kan sturen en begeleiden. Het is slim om de verschillende rollen van personen in het kernteam en andere betrokkenen te formaliseren in het plan van aanpak. Wie heeft welke rol in de organisatie van het kennisnetwerk? En welke verantwoordelijkheden horen hierbij? Daarnaast is het goed om te kijken naar de zachte kant van de samenstelling van het kernteam. Een kennisnetwerk opzetten is mensenwerk en vraagt om sociale en energieke personen. Daarnaast wil je de inhoud van de opgave ook goed afdekken in het kernteam. Ga na welke competenties kunnen helpen bij het vormen van een duurzaam kennisnetwerk met veel onderling vertrouwen in de context van jouw opgave. Vervolgens kun je deze beschrijven in het plan van aanpak, zodat je niet alleen verantwoordelijke maar ook vaardige personen betrokken hebt bij de opzet van jouw kennisnetwerk.
Harde randvoorwaarden op orde
Een cruciaal aspect van het plan van aanpak is het op orde brengen van de harde randvoorwaarden. Budget en capaciteit zijn doorslaggevende factoren voor het slagen ieder project en dus ook voor een kennisnetwerk. Geef in het plan van aanpak een goede beschrijving hoe deze harde voorwaarden voor succes geregeld zijn. Uiteraard zijn deze voorwaarden voor ieder kennisnetwerk contextafhankelijk.
Interne waarborging
Sterke interne support is een andere succesfactor waar in het plan van aanpak aandacht aan besteed kan worden. Interne collega’s zijn belangrijk voor de waarborging van budget en capaciteit, maar zijn daarnaast minstens even belangrijk voor de interne doorwerking van de resultaten uit het kennisnetwerk. Geef in je plan van aanpak een beschrijving van de collega’s waarop je impact wil maken met jouw kennisnetwerk en hoe je deze aangehaakt wilt houden of zelfs onderdeel van het netwerk wilt laten zijn. Het kan helpen om klankbordgroep te vormen die je niet alleen de resultaten van het kennisnetwerk toestuurt, maar die juist het gehele proces activeert en om input vraagt. Let daarbij wel op de onafhankelijkheid van het kennisnetwerk. Een goed kennisnetwerk heeft een duidelijk afbakening en doelstelling. Je wilt voorkomen dat het kennisnetwerk wordt meegenomen in de waan van de dag van jouw collega’s.
Stakeholders beschrijven
Gebruik het plan van aanpak ook om de (mogelijke) stakeholders van je kennisnetwerk te beschrijven. Het is belangrijk om vooraf een goed beeld te hebben bij de actoren die je wilt betrekken bij het kennisnetwerk. Probeer in deze fase breed te oriënteren. Zijn er onverwachte spelers die wel een goede invloed zouden kunnen hebben op het kennisnetwerk? In de volgende fase ga je de uitnodigingen versturen en zoek je naar de juiste balans van deelnemers. Bovendien is het slim om te onderzoeken met welke bestaande projecten het kennisnetwerk samenhangt. Op deze manier voorkom je dubbel werk. Bovendien kunnen verschillende projecten elkaar versterken.
Tijdlijn opstellen
Een plan van aanpak bevat doorgaans ook een tijdlijn. Voor een kennisnetwerkproject valt dit ook aan te raden. Hou er rekening mee dat leren kennen van de stakeholders en opbouwen van vertrouwen eerder een kwestie is van maanden dan van weken. Van andere kennisnetwerken weten we dat vertrouwen een belangrijke succesfactor is en dat je dit niet kunt overhaasten. Daarnaast bestaat het tijdspad van een kennisnetwerk vaak uit meerdere kenniscycli. Dit is een cyclus van vraagarticulatie tot beantwoording, waarna de vraagarticulatie verder aangescherpt kan worden. Een richtlijn voor een kenniscyclus is een jaar. De tijdslijn van een kennisnetwerk kan dus al snel twee jaar beslaan.
Risico’s en evaluatie
Elk project kent zijn verwachte en onverwachte risico’s. Dit is natuurlijk niet anders voor een kennisnetwerk. Hoewel de context van elk kennisnetwerk verschillende risico’s en valkuilen met zich mee zal brengen, is het voor alle kennisnetwerkorganisaties slim om na te denken over risico’s voor bepaalde basissuccesfactoren zoals: budget, capaciteit, interne back-up, politieke gevoeligheid, werken tijdens de coronacrisis, enzovoorts. Door aan het begin van het proces kritisch te kijken naar potentiële risico’s kun je deze verkleinen. Op deze manier verhoog je de kwaliteit van het kennisnetwerk. Niet alleen aan het begin van het project wil je deze kritische bril opzetten.
In het plan van aanpak kun je ook aangaven hoe en wanneer je later in het proces wilt blijven evalueren en bijsturen. Het is hierbij belangrijk om (in overleg met stakeholders) vooraf succesfactoren vast te stellen. Zo kun je later bepalen wanneer het netwerk (door deelnemers en derden) als succes wordt ervaren. Deze factoren kunnen liggen op het gebied van input (aantal en diversiteit van deelnemers, bestaansduur) op output (omvang en kwaliteit onderzoeken en debatten) en outcome (doorwerking in beleid, waardering van derden van resultaten).