Kernpunten:
- Verkennen van de opgave, in hoeverre is deze gedefinieerd?
- Verkennen van het netwerk (intern en extern), wat bestaat er al?
- Begeleiding zoeken (eigen opgave, KZH, Flow, extern bureau)
- Opzetten van een regieteam
De eerste fase is bedoeld voor oriëntatie, zodat je met de juiste voorbereiding een kennisnetwerk kunt opzetten. In deze fase oriënteer je je op twee belangrijke zaken. Als eerste wil je een compleet beeld krijgen van de opgave waarvoor je het kennisnetwerk gaat opzetten. Als tweede wil je een eerste aanzet doen om de juiste mensen om je heen te verzamelen. Hieronder worden beide stappen nader toegelicht.
Oriëntatie op de opgave
De staat waarin de opgave verkeert kan beoordeeld worden langs drie lijnen, namelijk: de inhoudelijke eigenschappen, het netwerk en de kennis. Om een goed beeld van een opgave te krijgen wil je eerst goed naar de inhoudelijke eigenschappen van de opgave kijken. Vervolgens wil je nagaan welke actoren er betrokken zijn bij de opgave en wil je dus een beeld krijgen van het netwerk van stakeholders. Als laatste is het voor een kennisnetwerk relevant om een beeld te hebben bij de kennis over deze opgave. Onderstaande tabel biedt per perspectief verschillende voorbeeldvragen die gebruikt kunnen worden als een checklist. Houd in het achterhoofd dat je op niet al deze vragen al een compleet antwoord hoeft te hebben om aan de slag te kunnen in een kennisnetwerk. Het helpt wel om hier over na te denken en te weten wat je misschien nog niet weet, zodat je goed voorbereid kunt starten.
| De inhoudelijke eigenschappen | Heeft de opgave een meer strategisch of meer operationeel karakter? Is de opgave gericht op korte of lange termijn processen? Raakt de opgave aan een of meerdere sectoren? Is er al een duidelijk beeld van de opgave gevormd of is er juist nog weinig over bekend? Wat zijn de inhoudelijke stappen die nu al binnen en buiten je eigen organisatie worden genomen? Kun je de opgave onderscheiden in deelopgaven? |
| Het netwerk van stakeholders | In hoeverre is er al een coherent netwerk rondom de opgave? Wie zijn in dit netwerk de (mogelijke) relevante stakeholders? Bestaat dit netwerk uit kennisinstellingen, private, publieke en/of maatschappelijke actoren? Wat zijn de machtsverhoudingen tussen deze (mogelijke) stakeholders? Staan deze (mogelijke) stakeholders al met elkaar in contact? (Met name tussen kennisvragers, kennisaanbieders en kennismakelaars.) Is er een gevoel van eigenaarschap en urgentie bij deze (mogelijke) stakeholders? Hebben de (mogelijke) stakeholders al eerdere afspraken gemaakt over de opgave? |
| De kennis | Welke kennis is er al beschikbaar? Is deze kennis impliciet (in mensen) of expliciet (in documenten)? Waar zit het hiaat in de kennis?Hoe zou dit opgevuld kunnen worden? Zijn er al kennisdoelstellingen geformuleerd? Denk aan een kennisagenda, systeemmap, rode draad. Wat kun je mogelijk bereiken met de kennis? Waarom is het relevant om dit te weten? Is het kennis dat nodig is of moeten er juist politieke/maatschappelijke keuzes gemaakt worden? |
Oriëntatie op de juiste ondersteuning
Als tweede is het handig om tijdens de oriënterende fase na te denken over goede ondersteuning. Een kennisnetwerk opzetten is namelijk niet iets wat je zomaar in je eentje doet. Hiervoor zul je dus de juiste mensen om je heen moeten verzamelen. Je kunt hiervoor een onderscheid maken tussen interne en externe begeleiding en ondersteuning.
Organiseer interne begeleiding en ondersteuning
Intern wil je in eerste instantie zorgen voor goede back-up van het management en bestuur van de organisatie. Op deze manier krijgt een kennisnetwerk ook de interne legitimiteit die het verdient. Daarnaast wil je dat de collega’s die te maken hebben met de inhoud van de opgave ook aangehaakt zijn. Zo zorg je ervoor dat een kennisnetwerk in een later stadium ook inhoudelijk intern impact kan hebben. Bovendien kun je in je eigen organisatie op zoek gaan naar de juiste expertise om je te helpen met een kennisnetwerk opzetten. Misschien zijn er wel collega’s die hiervoor zijn opgeleid of al eerdere ervaring hebben met het opzetten van een kennisnetwerk. In het geval van provincie Zuid-Holland biedt Kennis Zuid-Holland samen met de collega’s van FLOW een helpende hand bij kennisnetwerken oprichten.
Organiseer externe begeleiding en ondersteuning
Mocht het lastig zijn om intern de juiste ondersteuning en begeleiding te vinden, dan kun je je in deze fase ook al extern hierop oriënteren. Het kan erg veel helpen om een partij aangehaakt te hebben die het faciliterende gedeelte van een kennisnetwerk van je over kan nemen. Zij kunnen bijvoorbeeld ondersteunen door meetings in te plannen en te organiseren, de discussie te prikkelen, documentatie en/of de opzet van een goede informatievoorziening te organiseren. Hoewel interne collega’s hier ook mogelijk bij kunnen ondersteunen is het fijn om een ‘vrije actor’ in het kennisnetwerk te hebben. Dit is een speler die zich vrij van belangen neutraal voor de opgave kan inzetten.
Uiteraard is een kennisnetwerk niks zonder deelnemers. In de oriënterende fase kun je misschien al snel merken dat het handig is om met enkele externe partijen van begin af aan samen op te trekken. Deze fase kan dus ook gebruikt worden om dergelijke stakeholders beter te leren kennen en elkaars verwachtingen, motivatie en mogelijke inzet af te tasten.
Deze fase kan worden afgesloten met de vorming van een kernteam. In dit team nemen de sturende interne (en mogelijk externe) actoren plaats. Dit team kan samenwerken aan de verdere uitwerking van het kennisnetwerk. Een goed kernteam vergroot de legitimiteit en daadkracht van het kennisnetwerk.